O final do ano é o momento perfeito para sua pequena ou média empresa (PME) fazer uma revisão estratégica e financeira. Se você já está utilizando um ERP (Sistema de Gestão Empresarial), este processo pode ser ainda mais simples e eficiente. Aqui está um checklist que vai ajudar sua empresa a entrar no próximo ano preparada e com as finanças organizadas!
1. Gere Relatórios Financeiros Padrão
Antes de fechar o ano, é essencial avaliar a saúde financeira da sua empresa. Utilize o módulo financeiro do seu ERP para gerar relatórios como Demonstrativo de Resultados (DRE), Balanço Patrimonial e Fluxo de Caixa. Analise se suas metas financeiras foram atingidas e como a performance atual se compara com o ano anterior. Isso ajudará a definir estratégias para o novo ano.
2. Analise o Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa é o coração financeiro do seu negócio. No final do ano, reveja os entradas e saídas de caixa para identificar tendências. Verifique se houve períodos de baixo fluxo de caixa e como isso impactou o negócio. Identifique maneiras de melhorar a gestão de recursos para evitar problemas no futuro.
3. Verifique Informações de Fornecedores
Atualize e verifique as informações de contato de seus fornecedores. O módulo de fornecedores do seu ERP pode ajudar a garantir que dados como e-mails e números de telefone estejam corretos. Aproveite também para revisar as condições contratuais e negociar melhores termos para o próximo ano, se possível.
4. Reconcile Contas a Receber
Garanta que todos os pagamentos pendentes sejam cobrados antes do final do ano. Use o ERP para gerar um relatório de contas a receber e verifique se existem faturas atrasadas. Reconciliar essas pendências vai ajudar a melhorar seu fluxo de caixa e iniciar o ano com as finanças em ordem.
5. Revise Folha de Pagamento e Benefícios
O fim do ano é um ótimo momento para garantir que todos os pagamentos de salários e benefícios (como vale-transporte, vale-refeição, planos de saúde) estão atualizados. Se sua empresa oferece benefícios como plano de saúde ou participação nos lucros, revise os valores e as condições.
6. Prepare a Documentação Fiscal
Para garantir que sua empresa esteja pronta para o fechamento fiscal, comece a reunir todos os documentos necessários para a declaração de impostos, como Notas Fiscais, recibos de despesas e documentos trabalhistas. Verifique as obrigações fiscais específicas para PMEs no Brasil, como o Simples Nacional ou Lucro Presumido, dependendo do regime tributário de sua empresa.
7. Identifique Oportunidades de Economia Fiscal
Existem diversas deduções fiscais que podem ser aproveitadas para reduzir os impostos da sua PME. Por exemplo, despesas com educação, salários, investimentos em inovação ou equipamentos podem ser deduzidos, reduzindo o valor a ser pago. Consulte um contador especializado para maximizar suas economias fiscais.
8. Revise suas Estratégias de Marketing
Faça uma análise de suas ações de marketing ao longo do ano. O que funcionou? O que pode ser melhorado? Utilize seu ERP para verificar quais produtos ou serviços tiveram melhor desempenho e planeje novas campanhas para o próximo ano com base nesses dados.
9. Avalie a Necessidade de Contratação de Funcionários
Reveja sua equipe atual e faça uma previsão de contratações para o próximo ano. Caso tenha planos de expansão, pense em como o ERP de RH pode te ajudar a gerenciar salários, benefícios e a eficiência operacional de novos colaboradores.
10. Realize o Inventário de Estoque
Se sua empresa trabalha com estoque, é importante realizar um inventário no final do ano para conferir a quantidade de produtos em estoque e seu valor. Utilize o módulo de gestão de estoque do ERP para registrar entradas, saídas e a depreciação dos itens.
11. Verifique o Desempenho de Seu Marketplace
Se você opera em marketplaces ou possui uma plataforma própria, revise o desempenho de suas vendas. Verifique métricas como volume de vendas, custo por aquisição e taxa de conversão. Isso ajudará a otimizar as estratégias para o próximo ano.
12. Revise Seus Objetivos Empresariais
Com base nos resultados financeiros e operacionais do ano, reavalie seus objetivos para o próximo ano. Use os relatórios de desempenho do seu ERP para definir metas claras, como crescimento de receita, redução de custos, ou expansão de mercado.
13. Proteja Seus Dados
Com a quantidade de informações que sua empresa gera, é fundamental garantir a segurança de dados. Faça backups regulares dos seus arquivos e, se possível, utilize uma solução de cloud integrada ao seu ERP para garantir a integridade dos dados e evitar perdas.
14. Prepare-se para o Crescimento
Com os ajustes financeiros e operacionais feitos, comece a planejar o crescimento da sua PME para o próximo ano. Considere a expansão de produtos ou serviços, a abertura de novos canais de venda, ou até mesmo investimentos em tecnologia para melhorar a eficiência da empresa.
15. Celebre os Resultados do Ano
Por fim, não se esqueça de comemorar as conquistas do ano. Reconheça o esforço da sua equipe e celebre o que foi alcançado. Isso cria um ambiente positivo e motivado para enfrentar os desafios do próximo ano.
Conclusão
A preparação para o novo ano é uma excelente oportunidade para dar um passo à frente no crescimento e na organização de sua PME. Usar um ERP robusto, com módulos que atendem desde a parte financeira até a gestão de estoque e marketplace, pode facilitar muito esse processo. Ao seguir este checklist, você garantirá que sua empresa esteja pronta para os desafios e oportunidades que o próximo ano trará.