Você já entrou no seu escritório em um dia tranquilo, talvez em um final de semana ou feriado quando ninguém mais estava lá, e apenas observou a cena? É provável que você tenha visto um espaço profissional preenchido com computadores, mesas, cadeiras e arquivos. Embora possam parecer comuns para a pessoa média, eles têm uma designação especial no mundo das finanças. São conhecidos como ativos fixos.
A depreciação de ativos fixos, o processo de rastrear os ciclos de vida dos ativos fixos e relatar seu valor para fins de seguro e impostos, é um dos processos financeiros mais importantes em qualquer empresa ou organização. Muitas empresas lutam para registrar e relatar com precisão seus ativos fixos, o que acaba resultando em pagamento excessivo de prêmios de seguro e impostos. Aqui está o porquê da depreciação de ativos fixos ser um desafio comum e como as empresas podem retomar o controle.
Desafios no cálculo da depreciação de ativos fixos
Os ativos fixos são um facilitador crítico do crescimento empresarial. Qualquer organização vai precisar de computadores, copiadoras, mesas e equipamentos de escritório para prosperar e fazer o que faz de melhor, não importa o setor. Mas todos esses ativos precisam ser rastreados e depreciados ao longo do tempo de acordo com cronogramas complicados. Dependendo do ativo envolvido e das regras e regulamentos que se aplicam a ele, um ativo individual pode depreciar de acordo com um cronograma específico ou um método particular.
Se uma empresa não souber com certeza quais ativos fixos tem registrados, o que é fundamental para calcular a depreciação de ativos fixos, logo terá um problema complexo e demorado em mãos. Por exemplo, não é incomum para uma empresa gerenciar seu inventário de ativos fixos e cronograma de depreciação usando planilhas, realizando pesquisas informais e ad hoc de ativos fixos para atualizar seus registros quando a equipe tem tempo. Isso pode levar a lacunas no registro, rapidamente desequilibrando o inventário.
Rastrear e depreciar ativos fixos pode ser desafiador quando a equipe de finanças já está ocupada o suficiente preparando materiais de orçamento prioritários e navegando por auditorias anuais. Em alguns casos, a equipe de finanças pode precisar se associar a outras áreas da organização, como o departamento de TI ou escritórios regionais, que podem ter seus próprios registros dos ativos fixos que gerenciam, e o processo de reconciliação de múltiplos conjuntos de registros pode adicionar uma carga administrativa extra para todos os envolvidos.
Este método de gerenciamento de ativos fixos, embora comum, pode se mostrar caro tanto em termos de tempo da equipe quanto de capital. Primeiramente, gerenciar manualmente ativos fixos dessa maneira consome uma quantidade considerável de tempo da equipe que poderia ser melhor investida em outros lugares. Na verdade, é um dos drenos de produtividade mais comuns que afligem as empresas em crescimento. Em segundo lugar, se os ativos que não estão mais em serviço não forem devidamente eliminados nos registros contábeis, as empresas podem continuar a pagar impostos sobre propriedade e custos de seguro associados a eles.
Como a depreciação imprecisa de ativos fixos resulta em pagamento excessivo
Então, quanto custa para uma organização um processo de ativos fixos ineficiente? Em média, as empresas estão pagando impostos e seguros em aproximadamente 12 por cento dos ativos fixos registrados. Até mesmo erros na quantidade de depreciação calculada podem resultar em pagamento excessivo, já que os prêmios de seguro geralmente são baseados em uma porcentagem do valor total atual dos ativos fixos.
As empresas podem acabar perdendo deduções às quais teriam direito de outra forma. Em última análise, uma empresa pode ser sobrecarregada com um custo total de propriedade (TCO) mais alto para seus ativos fixos do que o necessário. Como resultado, um processo de depreciação de ativos fixos ineficiente pode fazer com que a empresa desperdice capital que poderia ser aplicado em investimentos inteligentes que ajudam o crescimento do negócio.
Os custos de oportunidade envolvidos na gestão de ativos fixos dessa maneira não são apenas financeiros. Custos indiretos associados ao tempo da equipe e à eficiência também entram em jogo. Quando profissionais de finanças estão presos tentando descobrir se ativos específicos ainda existem na empresa e se estão sendo depreciados corretamente, eles devem dedicar tempo a essa tarefa que poderiam, de outra forma, destinar a projetos de maior valor na empresa, como garantir uma melhor conformidade com o GDPR ou produzir análises financeiras estratégicas para a liderança executiva.
Além disso, a falta de uma prática forte de gerenciamento de ativos fixos pode até mesmo questionar a precisão dos relatórios financeiros, o que é uma dor de cabeça que nenhuma equipe de finanças precisa ou quer. De fato, ativos que não são rastreados de perto podem desaparecer ou serem roubados diretamente, consumindo tempo adicional da equipe e custando ainda mais dinheiro quando esses ativos precisam ser substituídos. Depois de enfrentar esses desafios, muitas empresas começam a explorar maneiras de se reorganizarem para poderem economizar tempo e dinheiro.
Principais estratégias de gerenciamento de ativos fixos
Nenhuma organização pode se dar ao luxo de gerenciar seus ativos fixos com base em planilhas e suposições. Baixe nosso guia para estratégias de gerenciamento de ativos fixos de classe mundial para ajudá-lo a rastrear, manter e depreciar seus ativos corretamente.
Como voltar ao caminho certo e economizar dinheiro
Felizmente, há uma maneira mais simples e menos custosa de gerenciar ativos fixos. Com um software de rastreamento de ativos fixos, uma organização pode manter um registro de ativos fixos saudável e segurar adequadamente seus ativos. Fazê-lo também pode economizar tempo da equipe, permitindo que a equipe de finanças concentre sua experiência e talento em projetos de maior valor para a empresa. Aqui estão três maneiras de voltar ao caminho:
certo, gerenciar seus ativos fixos com precisão e pagar apenas pelos ativos que sua empresa utiliza.
-
Criar um inventário completo
Gerar um inventário completo dos ativos fixos que sua empresa possui não precisa ser tão difícil. Com leitores de código de barras, você pode fazer um inventário completo de seus ativos fixos – em várias localizações, se necessário – e reconciliar automaticamente todos esses registros em um local centralizado. Eliminar silos dessa maneira reduz as instâncias de entrada de dados duplicados, economizando tempo da equipe e eliminando dores de cabeça.
-
Simplificar o ciclo de vida dos ativos fixos
Uma vez que você saiba quais ativos fixos possui, vem a parte divertida: descobrir quais métodos de depreciação se aplicam a cada um deles e determinar a melhor forma de gerenciar seus ciclos de vida, desde a aquisição até a disposição. Um software inteligente de rastreamento de ativos fixos pode desempenhar um papel fundamental aqui também, auxiliando em tudo, desde o cálculo da depreciação e alocação de custos até os financeiros do final do ano. Ele até pode armazenar digitalmente imagens de registros-chave de ativos, fornecendo um ponto de referência único para cada ativo que a organização possui. Dessa forma, em vez de correr atrás de informações sobre ativos fixos de forma reativa, a empresa pode planejar proativamente seus investimentos futuros e maximizar melhor seu retorno sobre eles.
-
Investir em software de rastreamento de ativos fixos
Planilhas, embora úteis de várias maneiras, só podem levar sua empresa até certo ponto quando se trata de gerenciar ativos fixos. Após um certo ponto, vale a pena investir em software de rastreamento de ativos fixos, que pode racionalizar de forma inteligente os processos acima e muito mais. Fazê-lo pode dar à sua empresa mais visibilidade sobre seus ativos fixos, minimizando seu custo total de propriedade enquanto simplifica os fluxos de trabalho operacionais e financeiros.
Os ativos fixos podem parecer complicados à primeira vista. Afinal, eles podem estar sujeitos a uma infinidade de regras, regulamentos e métodos de depreciação, enquanto estão fisicamente localizados em uma ampla gama de locais geográficos e, portanto, difíceis de serem monitorados, e isso antes mesmo de abordarmos as complexidades das planilhas e dos silos de informação. No entanto, há uma maneira melhor de gerenciá-los que pode garantir economia de custos para a empresa e produtividade aprimorada para todos os envolvidos. Com um processo simplificado para rastrear e depreciar ativos fixos, eles podem simplesmente fazer parte de uma organização bem administrada, possibilitando seu crescimento em vez de atrapalhar seu progresso.
Nota do Editor: Este artigo foi originalmente publicado em 2018 e foi atualizado para relevância.