A vida é sempre mais fácil quando alguém compartilha como é o sucesso, como chegar lá e quais problemas evitar ao longo do caminho.
Neste artigo, ajudaremos você a criar uma estratégia de implementação eficaz, desde a compreensão da importância de um plano de implementação de software até as principais etapas para uma implementação bem-sucedida.
Também forneceremos dicas rápidas para uma implementação bem-sucedida do software e responderemos às perguntas mais frequentes sobre a implementação de software de contabilidade.
Prepare-se para simplificar seus processos, aumentar a eficiência e atingir suas metas financeiras com confiança.
Veja a seguir o que abordamos:
- Por que se preocupar com um software de automação contábil?
- O que é uma implementação de software de planejamento financeiro?
- Entendendo a importância de um plano de implementação de software
- 6 etapas principais para um processo de implementação de software bem-sucedido
- Perguntas frequentes sobre automação de processos financeiros
- Dê um salto perfeito para o ML e a IA em seu departamento
- Por que se preocupar com um software de automação contábil?
O software de planejamento financeiro é essencial porque simplifica suas tarefas financeiras, melhora a produtividade da sua equipe e oferece uma visão abrangente das suas finanças.
Ele proporciona melhor organização e análise em tempo real dos dados financeiros, o que é inestimável em um setor tão acelerado como o de SaaS.
Com recursos como orçamento, previsão, rastreamento e gerenciamento de capitalização, o software de planejamento financeiro abrange todas as tarefas financeiras essenciais para as organizações de SaaS.
Uma abordagem manual do planejamento financeiro não fornece acesso a insights e recursos de previsão em tempo real, afetando negativamente a sua capacidade de tomar decisões informadas.
Além disso, o software de planejamento equipado com inteligência artificial (IA) simplifica vários fluxos de trabalho vitais para empresas de SaaS.
Aqui estão alguns dos mais importantes:
Reconhecimento de receita que está quase no piloto automático: Como as empresas de SaaS usam a contabilidade de receita diferida, é extremamente benéfico centralizar seus dados financeiros e sincronizar todas as atualizações na nuvem. Os dados isolados fazem uma bagunça desnecessária no reconhecimento de receita das empresas de SaaS.
Orçamento de SaaS otimizado: O software de planejamento automatizado oferece ao seu departamento financeiro acesso imediato a todas as métricas necessárias para um orçamento preciso e eficaz. Churn, receita recorrente mensal (MRR), subconjuntos de MRR, como downgrades e expansões, taxa de queima e dezenas de outras métricas de orçamento de SaaS estão disponíveis por meio de soluções de planejamento automatizado.
Previsões de SaaS simples e robustas: A variação da previsão pode prejudicar seriamente o desempenho financeiro de sua empresa. O software de planejamento automatizado usa aprendizado de máquina (ML) para criar modelos de previsão e IA para executar tipos de previsão avançados com um único clique.
Embora os benefícios do software de planejamento financeiro automatizado sejam relativamente claros, o processo de implementação do software ainda pode ser assustador.
É por isso que um plano de implementação é crucial.
O que é uma implementação de software de planejamento financeiro?
A implementação de um software de planejamento e análise financeira (FP&A) em uma empresa de SaaS é o processo metódico de introdução e implementação de um novo software de planejamento financeiro em sua organização.
A palavra-chave aqui é “metódico”.
Como o software de planejamento financeiro e a automação de processos financeiros afetam todas as áreas da sua empresa, seguir um plano de implementação bem definido é especialmente importante nessas áreas.
Uma boa implementação envolve planejamento cuidadoso, testes antecipados por meio de uma versão de demonstração, se possível, e adoção gradual para minimizar as interrupções na sua organização.
Vamos explicar melhor por que você precisa de um plano de implementação e o que constitui um plano eficaz.
Entendendo a importância de um plano de implementação de software
Todos nós já ouvimos alguma versão do ditado: “Se você não planejar, planeje falhar”. Isso se aplica ao processo de implementação de qualquer novo software empresarial.
Vamos abordar brevemente os dois principais riscos de não se fazer um plano de implementação bem pensado.
- Os atrasos podem ser causados por incompatibilidade de software: Se você se apressar na implantação de um software, há uma grande chance de encontrar problemas de compatibilidade com a tecnologia existente. Lembre-se de priorizar o software de planejamento financeiro nativo da nuvem e certifique-se de não depender de uma abordagem do tipo “lift and shift”.
- A falta de clareza antes da implementação bloqueia os resultados: Negligenciar o planejamento cuidadoso da implementação pode estagnar rapidamente o processo. Em vez de progredir, você passará a primeira fase da implementação fazendo as perguntas que deveria ter feito antes – o que especificamente precisa ser corrigido, como sua equipe se ajustará aos novos fluxos de trabalho e assim por diante.
Agora analisaremos os principais componentes de um plano de implementação de software bem-sucedido. Depois disso, entraremos em mais detalhes sobre a definição de objetivos de implementação, a elaboração de sua estratégia e muito mais.
6 etapas principais para um processo de implementação de software bem-sucedido
Como CFO de SaaS, a garantia de um processo de implementação de software bem-sucedido para o seu departamento começa com você.
Lembre-se de que há dois lados da equação ao lidar com o planejamento da implementação de um software: o lado humano e a parte técnica.
Aqui estão os principais elementos a serem incluídos para cobrir todas as suas bases em ambas as áreas:
- Defina claramente os objetivos e as metas para a implementação do software, identificando métricas e resultados específicos de SaaS para rastrear e medir.
- Avalie a prontidão de sua organização para a implementação do software, fazendo ajustes e preparações com antecedência em vez de se esforçar para fazer isso após a implementação.
- Desenvolva um plano de projeto detalhado com cronogramas e marcos, criando um roteiro para o processo de implementação.
- Teste exaustivamente o software em um ambiente controlado, resolvendo quaisquer problemas ou bugs antes da implementação. (Utilizar ofertas de demonstração é uma ótima maneira de fazer isso).
- Forneça treinamento abrangente aos seus funcionários sobre o uso eficaz do novo software e como tornar a automação parte dos fluxos de trabalho diários.
- Mantenha uma comunicação aberta com as partes interessadas durante todo o processo, informando-as sobre o progresso e os resultados.
Seguir essas etapas importantes aumentará as chances de o seu departamento ter uma implementação de software bem-sucedida, melhorando a eficiência, a produtividade e o desempenho geral dos negócios.
Vamos abordar algumas das etapas mais importantes em mais detalhes.
Definição e acompanhamento de objetivos e principais resultados (OKRs) como CFO de SaaS
OKRs claros são essenciais para um plano de implementação de software bem-sucedido.
Eles fornecem um roteiro para a sua equipe, permitindo medir o progresso e definir o sucesso de forma objetiva.
Ao estabelecer objetivos, defina metas e alvos específicos que estejam alinhados com o motivo pelo qual você está implementando um novo software.
Divida cada objetivo em resultados vitais mensuráveis que possam ser rastreados e avaliados.
Por exemplo, uma meta ampla pode ser reduzir o tempo gasto na montagem da previsão e, ao mesmo tempo, aumentar a precisão da previsão. A melhor maneira de garantir que isso seja alcançado é rastreando o tempo gasto na criação de previsões e medindo-o em relação à precisão das previsões à medida que você avança na implantação.
Da mesma forma, se uma de suas metas amplas for reduzir o vazamento de receita, você precisará definir parâmetros de referência específicos antes de entrar em operação.
Essa abordagem permite monitorar o impacto da implementação do software nos processos de negócios, nos fluxos de trabalho e no desempenho financeiro geral, proporcionando maior transparência.
Os painéis baseados em funções e os relatórios financeiros automatizados representam ferramentas importantes para maximizar a transparência financeira e ajudá-lo a monitorar as métricas em tempo real durante e após a implementação.
Para garantir a comunicação ideal e o alinhamento organizacional, compartilhe seus OKRs com todas as partes interessadas envolvidas no processo de implementação do software, incluindo funcionários, gerentes e equipe de TI.
Lembre-se de revisar e atualizar regularmente seus OKRs durante a implementação, conforme necessário.
Compreender os custos iniciais envolvidos na implementação do software
Em geral, o processo de implementação de soluções de planejamento baseadas na nuvem deve custar cerca de 1,5 vezes mais do que a taxa de assinatura anual.
É extremamente útil que as partes interessadas estejam cientes disso, pois esse é um ponto que é fácil de negligenciar inicialmente.
A maior parte desses custos será proveniente da assistência de configuração de rotina da equipe de sucesso do cliente da empresa. Eles o orientarão em cada estágio da implementação, compartilhando práticas recomendadas e garantindo que o processo de implementação diária seja contínuo e eficiente.
Outro motivo pelo qual esses custos iniciais valem mais do que a pena é o fato de serem um investimento único. Quando estiver em funcionamento, os custos de manutenção das soluções de planejamento em nuvem devem ser praticamente nulos.
Identificação de possíveis obstáculos e comunicação clara em seu plano de implementação de software
A identificação de possíveis obstáculos na implementação do software é fundamental para o sucesso da implementação.
Como observamos anteriormente, você deve antecipar e abordar quaisquer desafios que possam surgir mais cedo do que mais tarde no processo de implementação.
Ao avaliar minuciosamente a infraestrutura, as atitudes e os recursos da sua organização de SaaS, você pode tomar decisões informadas e envolver os principais interessados no processo de implementação. Não se esqueça de perguntar a todas as partes interessadas se elas têm dúvidas ou preocupações específicas em relação a seus departamentos e de abordar cada uma delas individualmente.
Além disso, a comunicação clara com os funcionários sobre os benefícios e as metas da implementação do software ajudará a alinhar todos os envolvidos para obter lucratividade e produtividade a longo prazo.
Planejamento de sessões internas de treinamento em software de FP&A
O planejamento de sessões internas de treinamento de software é fundamental para o sucesso da implementação de um software de planejamento financeiro.
Normalmente, isso envolverá um ou mais indivíduos da equipe de sucesso do cliente do seu fornecedor de software atuando como um elo de ligação.
Para maximizar a eficácia e a velocidade dessas sessões de treinamento, é importante avaliar primeiro as necessidades específicas dos membros da sua equipe e criar uma lista de perguntas e preocupações personalizadas.
Algumas outras práticas recomendadas que devem ser levadas em conta quando se trata de sessões de treinamento incluem:
- Desenvolver ou utilizar materiais de treinamento adicionais, como tutoriais em vídeo, para ajudar os funcionários a navegar pelas funcionalidades do novo software.
- Agendar várias sessões de treinamento que se alinhem com a disponibilidade da sua equipe, permitindo que todos tenham prática.
- Notificar os funcionários relevantes sobre todas as sessões de treinamento usando dois ou três canais: e-mail de trabalho, outro canal interno, como o Slack, e depois anunciar os horários das sessões nas reuniões.
- Lembre-se de usar os recursos adicionais de sucesso do cliente de seu provedor após o término do período de treinamento. Esses recursos incluem um centro de conhecimento digital com blogs e artigos, assistentes de chatbot, números de telefone e e-mails para agentes de sucesso do cliente.
Em geral, as empresas terão prazer em ajudá-lo mesmo após a implementação, pois querem que você tenha sucesso com os produtos delas. Se precisar de ajuda, você não tem nada a perder se pedir.A falta de clareza no início é sinônimo de dor no futuro.
Obtenção de feedback para melhoria contínua
A coleta de feedback dos funcionários é essencial durante o processo de implementação do software de planejamento financeiro.
Você deve estabelecer um sistema robusto para coletar o feedback da equipe, utilizando métodos como pesquisas, sessões de testes com usuários e check-ins regulares.
Ao promover uma comunicação aberta e honesta com o seu departamento, o valioso feedback da equipe pode ser coletado e utilizado de forma eficaz, muitas vezes com contribuições lucrativas muito além do lançamento inicial.
Essa análise de feedback torna-se fundamental para fazer as atualizações e os aprimoramentos necessários na forma como a sua equipe interage com o software e se adapta aos novos fluxos de trabalho.
Lembre-se, também, de que os deslizes dos funcionários com o software de planejamento financeiro podem resultar em erros que se propagam para os compradores finais, criando uma experiência ruim para o usuário, como um erro de faturamento, por exemplo.
O software de planejamento automatizado é um verdadeiro cavalo de batalha, mas não é infalível ou uma solução mágica. É necessário obter continuamente feedback da sua equipe para garantir que eles realmente saibam como usar essa nova tecnologia.
Perguntas frequentes sobre automação de processos financeiros
Abaixo estão duas perguntas que os CFOs de SaaS geralmente fazem ao implantar uma solução de software de FP&A nativa da nuvem.
1.Posso migrar meus conjuntos de dados existentes e eles serão automaticamente higienizados por meio de IA e ML?
Infelizmente, não.
Ao migrar para um software de contabilidade automatizado, você precisará limpar seus dados antes do processo de migração e não depois.
Isso garante que tudo se encaixe perfeitamente, deixando sua equipe pronta para começar a trabalhar após o treinamento prático.
Deixar de limpar seus dados com antecedência pode resultar em problemas pós-implantação que poderiam ter sido facilmente evitados.
2. Que benefícios as outras partes interessadas esperam e como devo comunicar os resultados a elas?
Estabeleça antecipadamente metas e objetivos claros para avaliar o sucesso e a eficácia da implementação do software de planejamento financeiro do seu departamento.
Alguns dos melhores indicadores de retorno sobre o investimento (ROI) para monitorar e informar às partes interessadas incluem:
- Economia de tempo nos processos e tarefas de planejamento financeiro
- Melhorias na precisão da previsão e na flexibilidade do modelo
- Suporte interdepartamental: o departamento financeiro está criando valor adicional para vendas e marketing ou sucesso do cliente?
- Moral e desempenho da equipe. Seus funcionários parecem mais calmos e menos agitados? Estão cometendo menos erros?
Desde que você seja estratégico e atento à implementação do seu software de planejamento, não deve demorar muito para começar a ver benefícios como esses.
Dê um salto perfeito para o ML e a IA em seu departamento
O software de planejamento financeiro equipado com IA e ML é realmente um divisor de águas para as organizações de SaaS.
Desde a eliminação de processos manuais, como o fechamento mensal e a montagem manual de previsões, até a simplificação do reconhecimento de receita e muito mais, essas ferramentas são muito importantes para CFOs e equipes financeiras de SaaS.
Mas é preciso preparar cuidadosa e conscientemente o caminho para o sucesso ao integrar essa tecnologia.